Digitales Einladungsmanagement beim Waldverband

Mit wie vielen Teilnehmern können wir für unsere Veranstaltung rechnen?
Bei welchen Gästen muss ich mich für eine Teilnahme bedanken?

Diese und ähnliche Fragen stellen sich viele Veranstalter von Firmen- und Kundenveranstaltungen. Unser Kunde, Waldverband Steiermark, stand vor dem gleichen Problem und hat in Zusammenarbeit mit uns eine neue, einfache Lösung entwickelt.

Der neue Prozess

Rechtzeitig zum diesjährigen Waldbauerntag haben wir das neue System online gestellt. Mit diesem System kann unser Kunde nun folgenden Prozess abbilden:

1. Einladungen werden über ein bekanntes Newslettersystem (http://cleverelements.com/) mit einem, an die Homepage angepassten Template, per E-Mail versendet. Die Empfänger dafür können mit 2 Klicks aus einer Excel Datei importiert werden.
2. Gewünschte Veranstaltungsgäste erhalten ein personalisiertes E-Mail mit einem Link zum Teilnahmeformular auf der Homepage (links im Bild).
3. Die Daten des Gastes im dynamischen Formular (Titel, Ort und Termin können einfach angepasst werden) sind bereits vorausgefüllt (rechts im Bild).
4. Der Gast muss lediglich auf „Ich nehme teil“ oder „Ich nehme NICHT teil“ klicken. Wenn der Gast nicht teilnimmt kann optional noch ein Grund der Absage übermittelt werden.
5. Nimmt der Gast teil erhält er anschließend ein Bestätigungsmail mit einer eindeutigen Nummer und dem Hinweis, dieses Mail zur Veranstaltung mitzubringen.
6. Vor der Veranstaltung kann der Veranstalter alle Teilnehmer in eine Excel-Datei exportieren bzw. ausdrucken.
7. Im Eingangsbereich der Veranstaltung können Teilnehmer vom Empfangskomitee über die eindeutige Nummer registriert werden und erhält so eine schöne Übersicht, wer an der Veranstaltung teilgenommen hat.

 

Wenn auch Sie Interesse an einer ähnlichen Lösung haben würden wir uns freuen, wenn wir Sie demnächst zu einem unverbindlichen Beratungsgepräch bei uns in Wies begrüßen dürfen.